Autor: Željko Popović
Nakon dobrog sastanka, svi koji su učestvovali na njemu treba da znaju šta se od njih očekuje da urade. Jedino tada je vrijeme provedeno na sastanku produktivno.
Da bi obezbijedili veliku vjerovatnoću da stvari koje ste dogovorili budu i urađene, važno je na kraju sastanka ponoviti koji su to zadaci dogovoreni i ko je odgovoran da te zadatke uradi:
1) Najavite da ćete provjeriti da li je svakoshvatio šta treba da uradi
Možete reći nešto slično ovome: “Hajde sada da ponovimo šta smo se dogovorili da treba uraditi i do kada. Jel to u redu?”. Sačekajte da se slože svi učesnici sastanka. Na ovaj način privlačite pažnju ljudi da vas bolje slušaju i smanjujete mogućnost da nešto nekome ostane nejasno. Kada se slože, obično imate njihovu potpunu pažnju i možete nastaviti.
2) Zapišite naslov u svom rokovniku ili na papiru – Pregled zadataka sa sastanka
Podvucite liniju kako bi pregled zadataka odvojili od ostalih bilješki ili započnite novi list. Pošto ste vi osoba koja će biti odgovorna da prati da li se zadaci izvršavaju, važno vam je da oni budu pregledno zapisani i lako dostupni.
3) Uvjerite se da je svakome jasno šta treba da uradi i do kada
Predlažem da se obratite svakom kolegi pojedinačno na sljedeći način:
- Zamolite ga da zapiše sve o zadatku za koji će biti odgovoran.Ljudi kada zapišu stvari bolje ih upamte.
- Ponovite zadatak koji je dodijeljen. Važno je da svaki zadatak započinje glagolom. Na primjer: “Pozovi Mariju kako bi dogovorili termin sastanka.” ili “Napravi izvještaj o isplativosti klijenta.”
- Recite jasno šta se od njega očekuje da uradi. Ovde se često griješi, jer se govori o procesu a ne o akciji koju treba uraditi. Na primjer, ako kažemo da treba održati sastanak sa Marijom, to je proces. Akcija koja treba da se dogodi da bi se to realizovalo jeste da se pozove Marija kako bi se dogovorio termin sastanka. Razlika je u tome što ako govorimo o procesu, onda ljudi imaju slobodu da ga urade kako oni žele, što može dovesti do toga da stvari traju duže nego što bi trebalo.
- Objasnite da je samo on odgovoran da se zadatak završi. Ako ima više odgovornih, manje su šanse da se stvari urade do kraja.
- Dogovorite se ko još može da pomogne. Tokom sastanka, razgovarajte o zadatku i zajedno se dogovorite da li je potrebno još neko da pomogne kako bi se zadatak završio. Ako jeste, upišite ime te osobe i razjasnite koji će biti njen doprinos.
- Odredite termine kada ste dostupni za konsultacije. Vjerovatno ćete moći da pomognete da se zadatak završi, ali ne želite da vas prekidaju jer imate i druge stvari da radite. Zbog toga je važno odrediti termin kada možete pomoći kolegi ukoliko je potrebno.
- Odredite rok za završetak zadatka. Ovde je važno da se kolega koji je odgovoran složi sa rokom i prihvati da će zadatak ispuniti do tada.
4) Dogovorite termin sljedećeg sastanka
Najlakše je zakazati sljedeći sastanak kada su svi koji treba da učestvuju zajedno na jednom mjesto. Dogovorite se o terminu i zamolite da ga svi upišu u svoje kalendare.
5) Distribuirajte pregled zadataka svim učesnicima sastanka
Pregled zadataka, otkucan u elektronskoj formi ili skeniran, distribuirajte svim učesnicima sastanka. Ako je dobro napravljen, ovaj pregled za svaki zadatak treba da sadrži:
- Jasan rezultat koji se očekuje.
- Ime i prezime odgovorne osobe.
- Rok do kada treba da se završi.
