Šta zajednički imaju stalna poplava e-mailova, nepotrebni sastanci i pričljivi kolege? Oni su neki od glavnih ometanja na poslu. Iako mnogi prekidi uključuju tehnologiju poput pametnih telefona, drugi proizilaze iz kancelarijskih tračeva ili jednostavno pokušaja da se fokusiramo na previše zadataka odjednom. Prema izvještaju softverske kompanije Unily, gotovo polovina zaposlenih je ometena barem jednom na svakih 30 minuta tokom radnog dana. Još šokantnije, skoro trećina ispitanika prijavljuje ometanja barem jednom na svakih 15 minuta.
Mnoge stvari su u pitanju kada je riječ o ometanjima na poslu. Najočiglednija je produktivnost. Prema istraživanju koje je sproveo Udemy, 50% radnika kaže da su značajno manje produktivni zbog ometanja na radnom mjestu. Ovo nije iznenađujuće, s obzirom na to da prema jednoj studiji, potrebno je u prosjeku 23 minute i 15 sekundi da se vratimo na pravi put nakon prekida.
Konstantna ometanja takođe uzimaju emocionalni danak, što negativno utiče na moral u kancelariji. U istoj studiji, 34% ispitanika priznaje da manje vole svoje poslove zbog ometanja na poslu. Činjenica da je rad na daljinu prisutan znači i povećane potencijalne prekide. Sve, od djece i kućnih ljubimaca do dostavljača na vašim vratima, može brzo skrenuti vašu pažnju tokom dana.
Učenje kako da ostanete fokusirani zahtijeva trening i disciplinu. Ako ste spremni da smanjite ometanja i maksimalno iskoristite svoje vrijeme, evo sedam jednostavnih načina da smanjite ometanja na poslu.
- Izbjegavajte multitasking. Iako mnogi ljudi pretpostavljaju da multitasking poboljšava produktivnost, naši mozgovi nisu tako programirani. Istraživanja pokazuju da prebacivanje između zadataka – posebno kognitivno zahtjevnih – može rezultirati padom produktivnosti od čak 40%. Umjesto toga, prihvatite rad na jednom zadatku fokusirajući se na jedan projekat odjednom. Na taj način ste efikasniji i radite kvalitetnije. Ova metoda takođe omogućava da uđete u stanje dubokog rada gdje ste toliko zaokupljeni aktivnošću da postignete vrhunsku koncentraciju.
- Pravite vrijeme za strukturirane prekide. Iako se može činiti kontraintuitivnim, uzimanje zakazanih pauza tokom dana čini vas efikasnijim. To je zato što ćete se vjerovatno osjećati osvježeno nakon što se udaljite od računara. Kada obnovite motivaciju, povećavate svoju sposobnost fokusiranja i generisanja novih ideja. Čak i samo ustajanje na nekoliko minuta svakog sata bori se protiv tromosti i poboljšava raspoloženje.
- Eliminišite ometanja kod rada na daljinu. Rad od kuće dolazi sa svojim skupom potencijalnih ometanja. Da biste ostali fokusirani, postavite posvećeni radni prostor. To uključuje sto i par slušalica koje poništavaju buku. Ako možete organizovati posvećeni kancelarijski prostor, još bolje. Postavite granice tako da prijatelji i porodica shvate da vas ne smiju ometati tokom radnog vremena. Ako očekujete dostavu, ostavite poruku vani sa uputstvima da ne zvone. Takođe, osigurajte svoje krznene prijatelje kako vas ne bi ometali tokom sledećeg Zoom poziva. Na kraju, ako je vaš dom previše ometajući, razmislite o odlasku u coworking prostor sa mirnim, profesionalnim okruženjem.
- Implementirajte blokiranje vremena. Blokiranje vremena vam omogućava da podijelite svoj dan na blokove vremena. Na taj način, možete posvetiti svaki blok određenom zadatku. Ova struktura upravljanja vremenom je efikasna jer pruža strukturu, poboljšava organizaciju i povećava fokus. Prvo, unaprijed odredite svoje projekte i zadatke. Zatim, odredite specifične vremenske periode za svaki zadatak. Na primjer, možete blokirati vrijeme ujutro za statusne sastanke, a kasno popodne za administrativne zadatke kao što je provjera e-mailova. Na taj način, vaš dan je unaprijed isplaniran, što eliminiše ometanja.
- Smanjite nepotrebne sastanke. Istraživanja pokazuju da nepotrebni sastanci mogu koštati kompanije 100 miliona dolara godišnje. Ako se osjećate ometano zbog previše sastanaka, postavite sebi sljedeća pitanja:
- Da li sastanak ima agendu?
- Da li se sastanak može pokriti e-mailom?
- Da li većina učesnika sluša umjesto da aktivno učestvuje?
Ako odgovorite sa “da” na ova pitanja, možda možete raditi asinhrono, što može omogućiti produktivnije razgovore. Alternativno, razmislite o dodavanju zona bez sastanaka u svoj kalendar kako biste bili sigurni da imate vrijeme za nesmetan rad.
- Isključite obavještenja. Može biti primamljivo odgovarati na svaki e-mail, poruku i Slack obavještenje u realnom vremenu. Nažalost, takav pristup može rezultirati ozbiljnim gubitkom produktivnosti. Da biste eliminisali nepotrebna ometanja na poslu, isključite sva obavještenja. Cilj je da proaktivno provjeravate svoje e-mailove i druge poruke tokom zakazanih vremena tokom dana. Provjeravanjem svega u serijama, možete preuzeti kontrolu nad svojim kalendarom i smanjiti prekide. Na kraju, prosječan Amerikanac provjerava svoj mobilni telefon 144 puta dnevno, što je preko četiri sata dnevno. Da biste poboljšali produktivnost, sklonite svoj mobilni telefon kada ga ne koristite.
- Postavite granice sa kolegama. Pričljivi kolega ili neko ko vas stalno zove tokom dana može iscrpiti vašu produktivnost. Da biste postavili zdrave granice, unaprijed ih obavijestite da imate samo nekoliko minuta za razgovor. Zatim, kada se približite svom krajnjem roku, obavijestite ih o vremenu. Ako je potrebno, pristojno prekinite. Najvažnije, sprovedite svoja ograničenja. Ako ih pustite, to će ih ohrabriti da ignorišu vaše granice u budućnosti.
Obavještenja sa društvenih mreža, e-mailovi, obavještenja na mobilnom telefonu i druga konstantna ometanja mogu uzrokovati gubitak kontrole nad vašim radnim danom. Srećom, možete se obučiti da implementirate navike koje štede vrijeme. Primjenom ovih strategija, minimiziraćete ometanja na poslu dok povećavate svoj fokus, produktivnost i zadovoljstvo poslom.
Izvor: Forbes
