Kupili smo bolje mašine, i sad ne možemo da proizvedemo ni koliko smo ranije proizvodili. Ne samo što ne proizvodimo više ili istu količinu, nego imamo i više škarta. Pet dana radiš taj posao i još ne možeš da ga savladaš, ja bih napravio Ajfelov toranj do sada.
Da, to su stvari koje realno mogu da se čuju u nekim firmama, koje ljudima i predstavljaju neku realnost, a mnogi koji vode firme ili neki dio u firmi tako stvarno i doživljavaju stvari. Prosto se odomaćilo razmišljanje da će se značajne promjene desiti u jednom danu, „preko noći“, pa se tako postavljaju praktično u svakoj situaciji.
Zamislite sebe kao vlasnika jednog auta, kojeg ste riješili da zamijenite novim, boljim i većim autom. Uz to, dobili ste baš Vaše mjesto za parkiranje, sa druge strane zgrade. Naravno, jasno je da će Vam sve to olakšati život. Međutim, teško da ćete se odjednom navići na sve nove detalje. Biće Vam potrebno neko vrijeme dok se naviknete na kvačilo, nešto više dana za retrovizore i dužinu auta pri parkiranju… pa će svaka od operacija ići sporije nego što ste navikli. U svakodnevnoj žurbi, vjerovatno ćete nekoliko puta krenuti na uobičajeno mjesto za parkiranje, pa se nekad i tek kada tamo stignete sjetiti da imate novo mjesto.
Kao što je nerealno da odjednom naučite da rješavate jednačine sa više promjenljivih, ili da pravite torte sa zahtjevnom dekoracijom, ne može se odjednom naučiti neki posao. Isto tako, rad sa jednom tehnologijom traži vrijeme da se pređe na drugu tehnologiju i potpuno ovlada novim načinom rada. Baš zbog toga, zato što je to Vama nerealno, isto tako je nerealno i za svakog zaposlenog da veoma brzo pređe na viši nivo ili novu tehnologiju.
Posebno, nemojte očekivati da će cijeli sistem Vaše firme moći odjednom da se prilagodi novim uslovima i načinima rada. Jednom radniku je teško da se prilagodi novim tehnološkim rješenjima, a u svakom procesu učestvuje više zaposlenih, pa Vam je odmah jasno da će Vam trebati dosta strpljenja i više koraka da sve profunkcioniše kako ste željeli.
Baš zato, od početka treba (najviše sebi) da postavite sistem stalnih unapređenja malim koracima, koji će Vama i svima u firmi olakšati rad i pomoći da budete zajedno efikasniji. To je stvar na koju treba sebe da pripremite, ali i saradnike u firmi, kako ne bi dolazilo do problema i konflikata. Unapređenje rada i svih procesa treba da se odvija korak po korak.
U stvari, svaki skok koji želite da napravite, zamislite kroz neke stepenike koji vode od tačke A (na kojoj ste sada) do tačke B (koju želite da dostignete). Baš tako, zamislite kao stepenike koje treba da prođete. Pri tome, nemojte preskakati nijedan stepenik, nemojte pokušavati da idete po dva stepenika, jer ćete preskočiti nešto što je bilo potrebno da „pokupite“ na nekom stepeniku. Posebno, znate šta se može desiti ako „zapnete“ o neki stepenik i kako bolne mogu da budu posljedice, kao i koliko Vam vremena treba da ponovo krenete. Isto tako, posljedice su bolne i u poslovanju ukoliko probate da preskočite neki stepenik.
Kako biste smanjili rizik da negdje poslovanje Vaše firme zastane ili pretrpi štetu, potrudite se da stepenici budu manji, ali i da ne budu baš uspravni, već zamislite da imaju blago zakošeni dio, kao i zaravnjeni dio do sljedećeg stepenika. Drugim riječima, pravite male promjene, na koje svaki pojedinac može lakše i brže da se navikne, uz koje može da se ispenje, ali i na koje svi mogu da se prilagode u nekom procesu.
Onaj uspravni ili blago iskošeni dio stepenika baš i jeste taj napredak, ta promjena na bolje koju ćete uvesti. Kad ste napravili neko unaprjeđenje, potrebno je neko vrijeme da „sve legne na svoje“, da se svaki pojedinac navikne na nove uslove, ali i da svi zajedno počnu da funkcionišu kako treba. Ne samo da funkcionišu, već i da sve uklope i budu što efikasniji, kako bi efekat promjene bio što veći. To baš i jeste onaj ravni dio, kada u tom vremenu treba da ostanete na tom nivou, kako bi sistem bio spreman za prelazak na sljedeći nivo. Nema smisla ići na viši nivo, dok se ne stabilizujete na onom na kojem jeste.
Procijenite koje je vrijeme potrebno i dovoljno za neki nivo, do prelaska na viši nivo i novog unaprjeđenja. Isto tako, pravite procjene koliko unaprjeđenje možete da uvedete, a da ne poremetite sistem. Možete probati i da eksperimentišete – probajte sa malim unaprjeđenjem, malim „stepenikom“, pa sljedeći put probajte da malo povećate. Vodite računa da unapređenje ne bude takvo da ljudi i sistem ne mogu da ga isprate, da počne da im otežava rad, jer se može desiti da izgube uvjerenje da nešto takvo može biti korisno i da se može primijeniti, pa možda i da pružaju otpor takvom rješenju.
Kroz sve to ćete i kod ljudi stvoriti povjerenje, jer će prepoznati da je svaka promjena koju ste zajedno sa njima napravili vrijedna, da može da se ostvari, kao i da je dala dobre rezultate. Na taj način će i svaki sljedeći put biti motivisani da se uključe i isprate unaprjeđenje sistema kroz neke nove male korake.
Napravite stepenike do cilja. Idite korak po korak, stepenik po stepenik. Brže, bolje.
Aleksandar Drenovac, MojaFirma
