Piše: Željko Popović

Nekada se ljudi žale da ne dobiju odgovor na mail koji su nekom poslali, ili ga dobiju mnogo kasnije od onoga što su očekivali. Sa jedne strane, postoje osobe koje jednostavno nisu dovoljno ažurne i koje ne odgovaraju na vrijeme, bez obzira na sadržaj mail-a koji je poslat, ali nekada i sam mail može biti problem jer nije sastavljen tako da maksimalno olakšava posao onome kome je namijenjen.

U nastavku pogledajte kako možete kreirati mail tako da zaista dobijete brzi odgovor:

1) Napišite ime samo jedne osobe u TO: polje

Zlatno pravilo e-mail komunikacije glasi: Što više osoba stavite u polja TO: i CC: imate manje šanse da dobijete odgovor. Zbog toga, stavite u TO: samo ime osobe od koje očekujete da vam odgovori i razmislite da li uopšte treba da stavljate nekoga u CC:. Mnogi ljudi uopšte ne čitaju poruke u kojima su u CC: ili ih čitaju povremeno.

2) Sumirajte vaš zahtjev u Subject-u

Prvi korak da bi vam neko odgovorio jeste da pročita vašu poruku. Odluku o tome da li će je pročitati ljudi donose prvo na osnovu Subject-a, tako da treba da se potrudite da napišete Subject koji će privući pažnju i olakšati osobi da brzo pronađe vaš mail ukoliko ne može da vam odmah odgovori. Jedna od stvari koja vam može biti korisna jeste da u vitičaste zagrade istaknete akciju koju očekujete od nekoga da uradi ili sumirate zahtjev koji šaljete.

Na primer:

[Predlog za sastanak]
[Potrebna dokumenta]
[Molba za poštovanje roka]

3) U prvih nekoliko rečenice napišite šta želite

U prvih nekoliko rečenica napišite šta želite, a onda nakon toga navedite dodatne informacije ukoliko su potrebne. Ljudi nemaju vremena da prolaze kroz čitav sadržaj poruke da bi vidjeli šta očekujete od njih, tako da što kasnije navedete vaš zahjtev, manje su šanse da ga osoba pročita i zaista i odgovori.

4) Napišite poruku koja je kratka

Kao što sam već prethodno naveo, ljudi nemaju previše vremena, i ukoliko napišete dugačku poruku, samo povećavate šansu da ona nikada ne bude pročitana. Moj predlog je da ne bude duža od 5-6 rečenica, kada god je to moguće. Ako treba da pišete više od 5 ili 6 rečenica, možda treba da razmislite da li je e-mail pravi način komunikacije u takvom slučaju.

5) Objasnite koja je korist za onoga od koga očekujete odgovor

Najlakši način da nešto dobijete od nekoga, jeste da prepoznate njegov interes da to uradi, što naravno nije uvjek jednostavno. Stavite se u poziciju osobe kojoj pišete i sagledajte zbog čega bi ona vama odgovorila i onda to istaknite u poruci odmah nakon što navedete vaš zahtjev.

6) Uradite sve što možete sa vaše strane da olakšate odgovor

Učinite što jednostavnijim osobi da vam odgovori tako što ćete joj poslati sve važne informacije i dokumenta u poruci tako da su joj lako dostupni.

Na primjer:

• Želite da vama neko plati fakturu – pošaljite je ponovo u poruci, bez obzira šte ste je poslali ranije
• Očekujete da vam neko pripremi ponudu – pošaljite u prilogu mail-a sve što mislite da je potrebno
• Delegirali ste zadatak na nekoga – proslijedite mail koji ste vi dobili u kome je naveden zadatak

7) Naznačite ukoliko postoji rok do kada vam treba odgovor

Veliki broj ljudi će željeti da vam odgovori i da vam pomogne, ali postoje i druge obaveze koje imaju i možda vaš zahtjev neće pretstavljati odmah prioritet. Zbog toga navedite rok do kada vam je potreban odgovor ukoliko postoji. Međutim, budite oprezni i nemojte u svakoj poruci navoditi da je nešto hitno, jer će vremenom ljudi početi da vas ignorišu.

U videu ispod možete vidjeti primjer jednog ovakvog mail-a gdje pišem našim partnerima koji treba da pripreme ponudu za SEO optimizaciju sajta potencijalnog klijenta: