Uslijed dvomjesečnog boravka u karantinu na koju nas je primorao dolazak koronavirusa, korištenje elektronske pošte u poslovne svrhe postala je svakodnevna aktivnost i za one koji prije krize nisu u tolikoj mjeri s kolegama ili šefom komunicirali na ovaj način.
Međutim, pritom valja voditi računa o sljedećoj stvari: kada putem e-pošte svom šefu, saradniku ili klijentu pošaljete poruku neprimjerenog sadržaja, kakav god on bio, stvorili ste trajni digitalni zapis koji bi vam se jednog dana mogao obiti o glavu.
Kako piše portal Monster, iako su tipfeleri i omaške sasvim uobičajene stvari koje vam ljudi u pravilu neće uzeti za zlo, neke greške naprosto nam se ne smiju potkrasti u službenim prepiskama.
‘Ima li vam to smisla?’
Ovo naizgled bezopasno pitanje može se ispostaviti kao veliki kamen spoticanja, kaže Jules Hirst, koautor knjige „Moć civilnosti: Vrhunski stručnjaci“. Umjesto toga, ako treba da odgovorite na složene teme e-poštom, Hirst preporučuje ovu rečenicu: “Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte telefonom”.
‘Očigledno’
Upotreba ove riječi može djelovati kao da se sagovorniku obraćate svisoka, kaže Dianna Booher, osnivač i izvršna direktorica komunikacijske kompanije Booher Research Institute. Takođe, ako je nešto zaista očigledno, zašto biste nekome slali e-poštu o tome?
Emotikoni
Ako ne radite u super opuštenoj kompaniji ili se pak nekome obraćate po prvi put, korištenje emotikona nije najpametnija odluka. “Ne želite profesionalnu e-poštu tretirati kao tekstualnu poruku”, objašnjava Jacqueline Whitmore, osnivač škole protokola ‘Palm Beach’, prenosi Akta.ba.
‘LOL’
Slično tome, akronime poput LOL, YOLO i BRB slobodno šaljite u okviru tekstualnih poruka prijateljima ili partnerima, ali njima nije mjesto u e-pošti.
SVE PIŠETE VELIKIM SLOVIMA
Ljudi ne vole kada se na njih viče. E-poruke s rečenicama ili frazama napisane velikim slovima u osnovi su digitalni ekvivalent tome.
sve pišete malim slovima
Profesionalne e-poruke trebalo bi da budu biti upravo takve – profesionalne. To znači da riječi koje počinju s velikim slovom morate pisati u skladu s pravilima pravopisa.
Neformalni pozdrav
Ako se određenoj osobi obraćate po prvi put, neformalni pozdrav poput “Zdravo” ili “Hej” zvuče previše ležerni. Umjesto toga, Hirst preporučuje korištenje uobičajene fraze “Poštovani gospodine ili gospođo.”
S druge strane, ako odgovarate na primljenu poruku, možete se prilagoditi tonu i stilu pošiljatelja poruke. Recimo, ako je druga osoba napisala ”Dragi Ivane”, i vi vašu poruku umjesto s ”Poštovani” možete započeti s ”Dragi”.
‘Živjeli’
Baš poput neformalnih pozdrava i neformalne ‘odjave’ može poslati pogrešnu poruku, kaže Whitmore, koji preporučuje korištenje formalnijeg zatvaranja, poput “srdačan pozdrav”, “srdačno” ili “sve najbolje”.
Šale
Ako ne šaljete e-poštu svojim najbližim prijateljima koji su pobliže upoznati s vašim smislom za humor, ne rizikujte sa šalama. Humor, pogotovo sarkazam, obično se ne šalje dobro putem e-pošte, kaže Anne Marie Segal. “Problem sa šalama u e-porukama je taj što nemate isti referentni okvir kao u slučaju kada se s osobom šalite ‘uživo”, kaže Segal.
‘Dajem otkaz’
Postoje određene teme za koje je potreban razgovor oči u oči, a jedna je od njih je – davanje otkaza.
Službeni e-mail o ostavci trebao bi biti poslat [u HR] tek nakon razgovora sa šefom, a trebao bi navesti krajnji datum vašeg zaposlenja.
Trač
Tračevi o saradnicima uvijek su loša ideja jer mogu naštetiti ne samo odnosima s kolegama, već i vašoj reputaciji, kaže govornica za karijeru Karen Litzinger. Uprkos tome, određeni broj ljudi i dalje griješi širenjem glasina preko digitalnih kanala poput Slack-a, Gchat-a ili e-pošte.
‘Treba da razgovaramo…’
Ako se ne slažete s kolegom, trener za karijeru Farnoosh Brock preporučuje razgovor ‘licem u lice’. Naime, vaše se namjere mogu pogrešno protumačiti ako se iščitavaju preko ekrana. “Posljednje što vam treba je pogrešno komuniciranje putem e-pošte koje može rezultirati pogoršanjem situacije”, kaže Brock.
‘Ispravi me ako griješim…’
Ovom rečenicom takođe odajete utisak nadmenosti, što sigurno neće biti dobro primljeno.
