Uslijed dvomjesečnog boravka u karantinu na koju nas je primorao dolazak koronavirusa, korištenje elektronske pošte u poslovne svrhe postala je svakodnevna aktivnost i za one koji prije krize nisu u tolikoj mjeri s kolegama ili šefom komunicirali na ovaj način.
Međutim, pritom valja voditi računa o sljedećoj stvari: kada putem e-pošte svom šefu, saradniku ili klijentu pošaljete poruku neprimjerenog sadržaja, kakav god on bio, stvorili ste trajni digitalni zapis koji bi vam se jednog dana mogao obiti o glavu.
Kako piše portal Monster, iako su tipfeleri i omaške sasvim uobičajene stvari koje vam ljudi u pravilu neće uzeti za zlo, neke greške naprosto nam se ne smiju potkrasti u službenim prepiskama.
‘Ima li vam to smisla?’
Ovo naizgled bezopasno pitanje može se ispostaviti kao veliki kamen spoticanja, kaže Jules Hirst, koautor knjige „Moć civilnosti: Vrhunski stručnjaci“. Umjesto toga, ako treba da odgovorite na složene teme e-poštom, Hirst preporučuje ovu rečenicu: “Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte telefonom”.
‘Očigledno’
Upotreba ove riječi može djelovati kao da se sagovorniku obraćate svisoka, kaže Dianna Booher, osnivač i izvršna direktorica komunikacijske kompanije Booher Research Institute. Takođe, ako je nešto zaista očigledno, zašto biste nekome slali e-poštu o tome?
Emotikoni
Ako ne radite u super opuštenoj kompaniji ili se pak nekome obraćate po prvi put, korištenje emotikona nije najpametnija odluka. “Ne želite profesionalnu e-poštu tretirati kao tekstualnu poruku”, objašnjava Jacqueline Whitmore, osnivač škole protokola ‘Palm Beach’, prenosi Akta.ba.
‘LOL’
Slično tome, akronime poput LOL, YOLO i BRB slobodno šaljite u okviru tekstualnih poruka prijateljima ili partnerima, ali njima nije mjesto u e-pošti.
SVE PIŠETE VELIKIM SLOVIMA
Ljudi ne vole kada se na njih viče. E-poruke s rečenicama ili frazama napisane velikim slovima u osnovi su digitalni ekvivalent tome.
sve pišete malim slovima
Profesionalne e-poruke trebalo bi da budu biti upravo takve – profesionalne. To znači da riječi koje počinju s velikim slovom morate pisati u skladu s pravilima pravopisa.
Neformalni pozdrav
"/>Ako se određenoj osobi obraćate po prvi put, neformalni pozdrav poput “Zdravo” ili “Hej” zvuče previše ležerni. Umjesto toga, Hirst preporučuje korištenje uobičajene fraze “Poštovani gospodine ili gospođo.”
S druge strane, ako odgovarate na primljenu poruku, možete se prilagoditi tonu i stilu pošiljatelja poruke. Recimo, ako je druga osoba napisala ”Dragi Ivane”, i vi vašu poruku umjesto s ”Poštovani” možete započeti s ”Dragi”.
‘Živjeli’
Baš poput neformalnih pozdrava i neformalne ‘odjave’ može poslati pogrešnu poruku, kaže Whitmore, koji preporučuje korištenje formalnijeg zatvaranja, poput “srdačan pozdrav”, “srdačno” ili “sve najbolje”.
Šale
Ako ne šaljete e-poštu svojim najbližim prijateljima koji su pobliže upoznati s vašim smislom za humor, ne rizikujte sa šalama. Humor, pogotovo sarkazam, obično se ne šalje dobro putem e-pošte, kaže Anne Marie Segal. “Problem sa šalama u e-porukama je taj što nemate isti referentni okvir kao u slučaju kada se s osobom šalite ‘uživo”, kaže Segal.
‘Dajem otkaz’
Postoje određene teme za koje je potreban razgovor oči u oči, a jedna je od njih je – davanje otkaza.
Službeni e-mail o ostavci trebao bi biti poslat [u HR] tek nakon razgovora sa šefom, a trebao bi navesti krajnji datum vašeg zaposlenja.
Trač
Tračevi o saradnicima uvijek su loša ideja jer mogu naštetiti ne samo odnosima s kolegama, već i vašoj reputaciji, kaže govornica za karijeru Karen Litzinger. Uprkos tome, određeni broj ljudi i dalje griješi širenjem glasina preko digitalnih kanala poput Slack-a, Gchat-a ili e-pošte.
‘Treba da razgovaramo…’
Ako se ne slažete s kolegom, trener za karijeru Farnoosh Brock preporučuje razgovor ‘licem u lice’. Naime, vaše se namjere mogu pogrešno protumačiti ako se iščitavaju preko ekrana. “Posljednje što vam treba je pogrešno komuniciranje putem e-pošte koje može rezultirati pogoršanjem situacije”, kaže Brock.
‘Ispravi me ako griješim…’
Ovom rečenicom takođe odajete utisak nadmenosti, što sigurno neće biti dobro primljeno.
