Danas se poslovna korespodencija uglavnom odvija putem e-mailova. Međutim, nekim ljudima pisanim riječima teže je izraziti željeni ton komunikacije nego što bi to učinili verbalnim putem. Zbog toga često dolazi do napetih odnosa kad jedni drugima zamjeraju bezobrazan način razgovora iako to vjerovatno nikome nije bila namjera.
Uzmimo za primjer da vam šef pošalje e-mail s tonom uputstva za radni dan, a vi odgovorite samo ‘Može’. Kako bi izbjegli da budete pogrešno interpretirani, donosimo vam pet primjera bezobraznih e-mailova (i to se ne odnosi samo na odnos zaposlenik/šef već na poslovnu komunikaciju uopšte), zbog kojih biste mogli biti krivo shvaćeni.
1. ‘Hitno’ u naslovu e-maila
Kad u naslovu e-maila napišete ‘Hitno’ pokazujete potpuno nepoštovanje prema osobi kojoj to šaljete. Ako je nešto zaista hitno, uzmite telefon i nazovite osobu koja taj zadatak treba da ispuni. U rijetkim situacijama kad je taj mail zaista toliko hitan da u ste u naslov napisali ‘Hitno’, osoba koja ga prima doživljava to poprilično negativno pa pokušajte tu napomenu staviti u tekst e-maila, a nikako u naslov.
2. Korištenje CC-a i odgovaranje na ‘Reply to all’
Stavljanje ljudi u CC (kad kopiju e-maila dobije još netko), jedna je od najiritantnijih stvari koje ljudi rade prilikom slanja e-mailova. Zašto još neko mora pratiti našu komunikaciju? Šefu kasnije ionako možete pokazati korespodenciju na računaru ako nešto između vas i stranke ne bude u redu. No, ono što je još gore od toga, sigurno je odgovaranje svim primateljima koji su dobili isti e-mail kao i vi (Reply to all). Ako neko pošalje e-mail na desetak adresa, zaista nije potrebno da vam nakon toga dođe još jedno pet tuđih odgovora ‘Hvala’, zar ne?
Što se tiče e-mailova sa uključenim CC-om, tretirajte sastavljanje takvog e-maila kao da je riječ o sastanaku uživo s nekoliko ljudi. I prvo pitajte osobe koje želite uključiti u razgovor smatraju li da je bitno da još neko bude s njima u toj korespodenciji (kao da ih pitate je li potreban još neko na tom sastanku). Što se tiče ‘Reply to all’ ili odgovaranja svima, jednostavno nemojte to raditi. Odgovorite samo pošiljalac.
3. Kratki odgovori na detaljne poruke
Ako se neko zaista potrudio da vam u jednom e-mailu napiše sve što treba i detaljno objasni kako da se to uradi ili kako želi da nešto izgleda, nemojte odgovoriti samo sa ‘Dobro’. Ispada kao da ni najmanje ne cijenite njegov trud. Ako nemate vremena odgovoriti kako spada na poruku koju ste dobili, budite dovoljno pristojni da iskreno odgovorite. ‘Sad sam malo zauzeta, ali vratiću se na ovo malo kasnije pa se tad javljam’, bio bi sasvim pristojan odgovor.
4. Spuštalice
Ako stalno ljudima šaljete e-mailove u kojima im govorite što ne valja i što bi zapravo trebali raditi, stvarate kontraefekt. Ljudi postaju demotivisani jer misle da od svega što rade, ništa ne valja. Probajte da izbjegavate negative u e-mailovima jer čak i ako niste planirali biti neljubazni, ispali ste. Radije umjesto da kažete ‘Nemoj da mi šalješ ovakav izvještaj iduće nedelje’, napišite ‘Iduće nedelje u izvještaju napiši još to i to’. A ako baš nekoga morate oprati, onda sjedite s čovjekom i popričajte s njim, sigurno će vas više cijeniti, a i biti produktivniji.
5. Robotski mailovi
Ako koristite e-mail kako bi povećali produktivnost rada kancelarije te sva uputstva šaljete na ovaj način kako ne bi gubili vrijeme hodajući od stola do stola, nakon nekog vremena možete djelovati kao robot. Isto kao što nikad ne biste samo bacili neku fasciklu na sto, tako ne možete samo razbacivati e-mailove po kancelariji. No, to se lako može popraviti. Povremeno svojim kolegama napišite kratki pozdrav u prvoj rečenici ili ih pitajte što misle o novim projektima.
