E-mail je odličan način da komuniciramo sa ljudima. Bez obzir na brojne prednosti koje ima, postoje i nedostaci kao što su odsustvo intonacije u glasu, pokreta ruku i ostalih stvari koje čine živu komunikaciju i koje nam pomažu da bolje razumijemo osobu koja nam govori.

Zbog svega što sam prethodno naveo, u određenim situacijama slanje mail-a jednostavno nije najbolje rješenje i umjesto toga prvo treba da pokušamo sa živom komunikacijom. U nastavku pročitajte koje su to situacije:

1) Da biste riješili neku stvar koja je hitna

Prije nekoliko mjeseci, u subotu ujutru sam dobio mail od kolege koji je zahtijevao moju hitnu reakciju. Kada sam malo bolje pogledao prethodne mailove, video sam da je to treća poruka koju mi je poslao tog jutra i da se problem javio 3 sata ranije. Nemam običaj da vikendom provjeravam elektronsku poštu u prepodnevnim satima i sasvim sam slučajno provjerio mailove tog jutra. Da to nisam uradio ko zna kada bi problem bio riješen. Kada sam kontaktirao kolegu i pitao ga zbog čega me nije nazvao, rekao mi je da je očekivao da ću pročitati poruku čim stigne. Tada smo se dogovorili da za hitne stvari treba da zove telefonom, jer je to najsigurniji način da će dobiti pomoć.

Problem sa komunikacijom mailom je taj što ne možete na dobar način da prenesete koliko je nešto hitno i da date dovoljno informacija kao što možete u usmenoj komunikaciji. Jedino što možete da uradite jeste da koristite velika slova i znakove uzvika, što ne preporučujem jer će djelovati kao da vičete.

2) Da biste tražili nešto od osobe koju ne poznajete

Mislim da sam za posljednjih 7 godina rada u 2BI napisao nekoliko stotina ovakvih mailova i dobio tek nekoliko odgovora. Onda sam prije dve godine odlučio da ih više ne šaljem. Međutim, prije tri nedjelje sam posle dugo vremena ipak odlučio da pošaljem jedan takav mail i naravno do danas nisam dobio nikakav odgovor. Što je najgore, nakon što nisam dobio odgovor, pokušao sam da kontaktiram tu osobu, bez obzira što je ne poznajem. Vjerovatno vam je jasno kako se to završilo.

Stvar je u tome da uvek treba da se trudite da uspostavite bilo kakav odnos sa osobom i date joj neku vrijednost prije nego što pokušate da nešto tražite od nje. Na taj način imate mnogo veće šanse za uspjeh.

3) Da biste kritikovali nekoga

O tome kako da podnesete kritiku, već sam pisao na ovom blogu. Međutim, ukoliko je potrebno da nekom uputite kritiku, nemojte to raditi e-mailom. Ukoliko pošaljete e-mail, poruka vjerovatno neće biti dovoljno jasna i samo može da izazove dodatne nesuglasice između vas i osobe kojoj je upućena. Cilj dobronamjerne kritike jeste da osoba kojoj je upućena unaprijedi sebe i postane bolja. Ovakav cilj ćete najlakše ostvariti u živoj komunikaciji ili bar pozivajući tu osobu telefonom.

4) Da biste se žalili

Kada sam prije skoro 10 godina radio u jednoj firmi u Beogradu, dobio sam mail od kolege koji je bio upućen našem direktoru u kome se on žalio na jednu našu koleginicu. Sadržaj poruke je bio takav da je on napisao kako ne može da završi svoje zadatke jer ona ne završava svoje, pri čemu našu koleginicu nije stavio u cc: poruke. Direktor je pozvao njega i koleginicu na razgovor, koja nije znala uopšte o čemu se radi, jer nije bila uključena u prepisku. To je naravno odmah izazvalo ljutnju kod nje i otežalo mogućnost postizanja bilo kakvog dogovora.

Ovdje je situacija slična kao i u prethodnoj stavci vezano za kritiku. U redu je žaliti se zbog neke situacije ili nekoga, ali to treba uraditi prvo komunicirajući uživo, a tek nakon toga slati mail-om određena dokumenta, ukoliko je potrebno da se potvrde navodi.

5) Da biste saopštili lošu vijest

Prije izvesnog vremena je moj poznanik dobio mailom informaciju od svog direktora da neće dobiti službeni auto na korišćenje kako je prethodno bilo dogovoreno. On je odmah odlučio da odgovori svom direktoru, takođe mailom. Obije poruke su samo pogoršale situaciju, i sve se tek razjasnilo na sastanku koji je održan kasnije tokom dana. Naravno, taj sastanak je trebalo održati prije slanja bilo kakvih poruke i sve bi bilo u redu.

Nekada slanje email-a može da izgleda kao odličan način da se izbjegne neprijatna komunikacija, ali dugoročno gledano, izbjegavanje ovakvih komunikacija samo smanjuje liderske sposobnosti osobe koja se odlučuje na takav korak.

Autor: Željko Popović