U današnjem poslovnom svijetu, prezentacije su neophodan alat svakog ko neku ideju ili podatak želi da izloži ljudima. Načini na koje se one organizuju su različiti, ali čime god se bavili, sva je prilika da ćete nekada nekome morati nešto da prezentujete. Da li ćete to raditi baš vi ili neko iz vašeg tima, nije od presudnog značaja. Ono što jeste to su kriterijumi koje takva prezentacija mora da zadovolji.

Kao i kod svake forme komunikacije, tako i kod prezentovanja postoje izvjesna pravila. Nevažno je da li pričamo o konferenciji na stručnom skupu ili o Powerpoint prezentaciji koju ćete pokazati investitorima – logika je slična: neka ono što prezentujete bude jasno, dobro organizovano i koncizno.

Kako se to može postići? Evo nekoliko kriterijuma koje dobra, odnosno efektivna prezentacija mora da ima. Ove elemente najbolje je uzeti u obzir prije samog pravljenja prezentacije, ali isto tako, možete se osvrnuti na svoje ranije spremljene materijale i procijeniti u kojoj mjeri su zadovoljili postavljene kriterijume, kako biste u budućnosti bili spremniji za ovaj zadatak.

• Jasnoća. Prvi i najvažniji kriterijum je da znate o čemu pričate, te da to na prezentaciji stoji nedvosmisleno jasno. Kako biste mogli da nešto objasnite jednostavnim jezikom, bez suvišnih riječi i zapetljavanja, neophodno je da to sami odlično razumijete. Zato ćete se možda često vraćati na neke djelove u namjeri da ih pojednostavite, što je svakako preporučljivo, imajući u vidu u kojoj mjeri će onaj ko vas sluša moći da vas prati. Uvjek na umu imajte ljude kojima se obraćate – to će odrediti nivo pojednostavljivanja stvari, kao i sam jezik koji ćete koristiti.
• Kratkoća i sažimanje informacija. Imajte na umu da ljudska pažnja ne traje dugo. Potrebno je da je privučete i zadržite toliko da imate vremena da iznesete sve što je važno. Zato prezentacija treba da bude kratka koliko je to moguće – ali nikako ne na štetu kvaliteta informacija koje izlažete. Preporučljivo je da prezentacija sadrži što manje cijelih rečenica ili pasusa (što je pravilo od kog se odstupa onda kada za to postoje opravdani razlozi), odnosno da se oslanja na teze i da najvećim dijelom vama bude podsjetnik o onome o čemu ćete govoriti, a za druge da bude podsjetnik sa ključnim riječima i najvažnijim zaključcima. Zaboravite na čitanje iz prezentacije: to se nikako ne preporučuje, pa je zato adekvatna priprema neizostavan de+io prezentovanja.
• Smislene cjeline. Najvažnije pravilo svake efektne prezentacije je to da je ona od samog početka planirana i dobro organizovana. To znači da, ako vam je neka ideja sinula pri kraju pravljenja prezentacije, a tiče se priče koja pokriva prvih deset minuta, nećete je ostaviti na kraju pa se onda vraćati na početak. Umjesto toga, više puta ćete se vraćati na njen sadržaj vodeći računa o tome da je on organizovan po smislenim, tematskim cjelinama. Idealno bi bilo da posle svake cjeline dođe primjer koji bolje objašnjava tu cjelinu, ili uvodni dio prije svake cjeline koji će pružiti kontekst onome o čemu govorite. Sve, naravno, zavisi od same teme i onoga što izlažete, ali neka pravila su univerzalna. Ovo je jedno od njih.
• Uredan izgled. Ne morate da budete profesionalni dizajner da biste napravili urednu i na oko privlačnu prezentaciju. Međutim, ipak je potrebno voditi računa o tome kako ona izgleda: isto kao što nećete na poslovni sastanak otići u odjeći za trening, tako i prezentacija ne sme da deluje traljavo i neozbiljno. Zlatno pravilo dobre prezentacije je jednostavnost, odnosno minimalizam u dizajnu. Ne dajte se obeshrabriti brojnim predlozima za dizajn koji postoje u Powerpoint-u; dovoljno je da na bijeloj ili crnoj podlozi imate uredno formatiran tekst u ne više od dvije boje (idealno je da su to boje povezane sa vizuelnim identitetom vaše firme), sa logoom vaše firme i elementima koji će joj dati kontekst i raspoznatljivost, bez suvišnih detalja ili, još gore, namjerom da dizajnom prikrijete manjkavosti u njenom sadržaju, to jest u onome što je njena suština.
• Davanje primjera, makar oni bili u formi citata koji je povezan sa onime što izlažete, kratke metafore, crteža ili čega sličnog daće vašoj prezentaciji dinamiku. Primjeri su odličan način da temi pristupite šire i neformalnije, te da pobliže objasnite ono što je zaključak određene smisaone cjeline. Primjerom, odnosno nečim što nije „suvi” sadržaj prezentaciju takođe možete otvoriti ili zatvoriti, kao što ih možete ubacivati prije ili posle smisaonih cijelina. Ipak, imajte na umu da previše primjera može da zamori slušaoce, kao i da razvodni cijelu temu, utičući time direktno na jasnoću i sažetost, pa zato ta dva kriterijuma uvjek imajte na umu kada se bavite primjerima u svojoj prezentaciji.
• Poziv na akciju. Otkud sad ova ljuta prodajna preporuka u tekstu o prezentaciji? Nije greška; baš tu joj je i mjesto. Kada nešto prezentujete, sva je prilika da ne očekujete da vas ljudi saslušaju, a potom zijevajući izađu iz prostorije. Ne, ono što vi želite jeste da ih uključite, da ih podstaknete ne samo da vas slušaju, već i da uzmu aktivno učešće. Zato publiku, to jest slušaoce, otvoreno možete pozvati na akciju – nešto ih pitajte, ponudite temu za kraću diskusiju, pitajte ih za njihova iskustva, otvoreno tražite njihovo mišljenje o nekoj temi na licu mjesta i tome slično. Na taj način povećaćete šanse da se ljudi zaista uključe, što će vašem izlaganju dati dinamiku, a samoj temi još nekoliko potencijalno korisnih uglova na koje je možda zaista važno obratiti pažnju.

Prezentacija bi trebalo da predstavlja uprošćen prikaz strukture onoga što planirate da prezentujete. Ona vam je samo pomoćni alat, a ne nešto na šta se u potpunosti oslanjate. Zato njena priprema iziskuje vrijeme, pa je isto tako preporučljivo da se prezentacijom ne bavite noć prije izlaganja (osim u slučajevima kao što su prezentujete iste stvari nekoliko puta nedjeljno ili bilo šta što podrazumijeva da ste već unaprijed prekaljeni u prezentovanju baš tog sadržaja). Uzmite dovoljno vremena i imajte na umu da prezentacija ne postoji sama za sebe – ona je dio vas (tačnije, utiska koji ćete ostaviti), vaše firme, vašeg imidža i profesionalizma, vašeg odnosa prema javnosti. Shodno tome joj i pristupajte.

Ina Borenović, MojaFirma