Čest problem ili izazov koji postoji u kompanijama je pitanje povjerenja. Kome vjerovati? Ko vas neće prevariti, pronevjeriti novac, napraviti štetu…
Najteže pitanje na koje treba odgovoriti, a za koje obično niste spremni jeste: kome biste povjerili pečat firme (koji prestaje da postoji), zvanični potpis, pristup računima, potpisivanje naloga, povećanje plata, narudžbine.
Pitanje povjerenja počinje odabirom ljudi, ali i odlukom da li ćete nekome uopšte vjerovati. Pod pretpostavkom da želite da vodite etički profitabilni posao koji se zasniva na jednostavnom principu: “Ja vama proizvod/uslugu, vi meni novac”, stvari stoje ovako.
Postoje trenuci kada vaš dobro osmišljen i razrađen posao sa odličnom maržom koja vam omogućava nesmetano funkcionisanje sa profitom, može krenuti pogrešnim putem. Pogrešan put je onaj u kome se novac troši bez vašeg znanja ili kontrole.
Glavno pitanje koje treba da postavite je: ko kontroliše ulaz i izlaz novca i gdje sve novac odlazi. Novac može izaći iz kompanije na nekoliko načina (glavne grupe):
- Plate
- Plaćanja državi
- Plaćanje dobavljača (proizvodi i usluge)
U malim kompanijama, mali broj ljudi radi puno različitih poslova i ima više odgovornosti, tako da se mnogo funkcija koncentriše na određenim mjestima. Čim posao počne da se širi, dolaze novi ljudi, tako da kontrola kvaliteta novih ljudi neminovno opada.
Ljudi su ključna komponenta svake kompanije. Tako da, ako ste imali vremena da vršite selekciju onda kada ste počinjali, imaćete ga sve manje kako posao krene da se zahuktava.
Dobra vijest je u tome da, u slučaju sjajne kompanijske kulture koju treba da ukorijenite, ljudi koji se budu bavili zapošljavanjem držaće se sličnih principa i vrijednosti koje ste postavili.
Loša vijest je da će se uvjek pojaviti trule jabuke, tj. ljudi koji loše posluju.
Kako da vam opišem teške stvari na lijep način? Ako otvorite prostor ljudima da vas iskoriste, neko će to na kraju i uraditi. Cilj je postaviti mehanizme kontrole koji treba da obeshrabre sve pokušaje i da ih učine veoma teškim za realizaciju. Razmislite o mehanizmima, procedurama, pravilima kako se kontroliše odliv novca u određenim situacijama.
Plaćanje proizvoda ili usluga dobavljačima je proces koji mora da ima početak i kraj. Svaka potreba mora biti dokumentovana narudžbenicom. Ako vam se ovo čini suvišnim i birokratijom koju baš i ne biste željeli, moram vam reći da isto tako ne biste želeli da stvorite obavezu prema dobavljačima ili plaćate usluge koje niste naručili.
Ali, prije svega morate registrovati sve dobavljače kroz jasan i formalan proces. Još birokratije? Da. Morate znati da li firma postoji, da li je obveznik PDV-a, koji su poslovni računi na koje vršite uplatu. Nema krivine ili labavih pravila. Ne želite da vam mejlom koji liči na mejl dobavljača stigne izmjena broja računa ili adrese (posebno ako je inostrani dobavljač) gdje se ovi parametri mijenjaju zbog “promjene registracije firme”. Prevaranti i ovo rade i bilo je ovakvih slučajeva. Niko nije imun na ovu vrstu prevara.
Dalje, plaćanje se ne izvršava samo sa jednom osobom. Elektronske naloge mora potpisati dvoje ili troje ljudi. Još procedura i obaveza za više ljudi? Naravno. Jedna strana (recimo finansije) sprema naloge unutar e-banking sistema, druga osoba potvrđuje da su nalozi u redu i treća potpisuje. Naravno, ovo je moguće uraditi i sa dvije osobe. Da li će proces postati složeniji? Samo malo. Ako koncipirate proces da se plaćanja dešavaju jednom nedjeljno, uz dobro planiranje i organizaciju, to ne treba da bude veliki problem. Uz praćenje rokova dospijeća, tempo može biti veoma lagan.
Ovakvom organizacijom, vršite prevenciju plaćanja fakture dobavljača koje niko nije naručio. Što znači da svaku fakturu ili račun dobavljača mora da prati narudžbenica (kao i registracija novog dobavljača i kontrola postojanja istog).
Ko upravlja platama, refundacijom troškova zaposlenih, bonusima? Svaka promjena plata, bonusa i svaka isplata mora biti dokumentovana. Ne samo da je zakonska obaveza, već je i vrsta naloga finansijama za dalju obradu.
Refundacije su posebna priča i kontrola ovih troškova je tema za sebe. Ukoliko se plata ne mijenja, možete očekivati da će ljudi koji imaju spoljne troškove za potrebe firme te troškove uvećavati. Troškovi hodaju na dvije noge – nemojte to nikada da zaboravite.
Kome vjerovati? Svakako ljudima. Ali i sistemu kontrole određenom birokratijom i sprečavanjem zapošljavanja pogrešnih ljudi.
Piše: Ivan Rečević, MojaFirma
