Poslovni mejlovi mogu biti veoma bitni i povjerljivi. Greške u komunikaciji su veoma česte i neprijatne. Evo šta treba da uradite ukoliko napravite grešku prilikom slanja mejla na poslu.
1. Kliknuli ste ’send’ prije završetka mejla
Izuzetno je teško ostati miran kada greškom nekome pošaljete nezavršen mejl, sa stilskim i pravopisnim greškama, koji se veoma lako može pogrešno protumačiti. Najpametnija stvar koju možete da uradite u ovakvoj situaciji je da ne idete na aplikacije koje uhode ljude i provjeravaju da li su vaše poruke pročitane. Nemate vremena za gubljenje. Umjesto da paničite napišite sledeće:
Napravio sam problem kliknuvši ’poslati’ prije nego što sam završio, tako da vas molim da zanemarite prethodni mejl. Izvinite zbog zabune.
2. Slučajno ste pritisnuli ’reply to all’
Ovakva greška može imati dva ishoda. Ili ste svima poslali mejl u kojem ste obavijestili šefa kada planirate odmor, ili ste cijeloj kompaniji poslali mejl sa veoma neumjesnim komentarom o kolegi, koji ste namjeravali da pošaljete veoma bliskom prijatelju.
U prvom slučaju pokušajte: Pozdrav svima, ups – mejl je bio namijenjen (dodate kome) izvinite što vam punim inbox.
U drugom slučaju pokušajte ovim: Izvinite što sam vam slučajno zakrčio inbox! Siguran sam da se kontekst prethodnog mejla može veoma lako pogrešno protumačiti. Molim vas, zanemarite ga.
Nećete se izvući drugim primjerom ali je to dobar početak. Osobu koju ste uvrijedili treba da kontaktirate i lično telefonom i da se izvinite koliko god vam neprijatno bilo.
3. Greške u kucanju
Takve greške najčešće ne zahtijevaju dodatnu poruku ili izvinjenje ali složićete se da postoje baš nelagodne situacije i greške koje se mogu pogrešno protumačiti. Greška može da promijeni značenje onoga što ste željeli da kažete. Ili na osnovu nje neko može pomisliti da ste nepismeni.
Umjesto da se nadate da se čitalac neće obazirati na čitanje, napišite sljedeće: Želio sam da napišem (unesete riječ). Definitivno ne treba toliko da žurim i moram da ostavim vremena za provjeru.
4. Slanje mejla pogrešnoj osobi
I ova greška dolazi u dva različita scenarija. Ili pošaljete poslonvu poruku pogrešnom kolegi, ili šaljete povjerljive informacije nekome izvan firme.
Za prvi scenario pišite: Žao mi je, ovaj mejl je namijenjen nekom drugom. Znam da dobijaš gomilu mejlova tako da se osjećaj slobodno da ovaj obrišeš.
Drugi scenario je, naravno, mnogo ozbiljniji. Prije nego što kontaktirate pogrešnu osobu kojoj su stigli podaci, obavijestite svog nadređenog. Provjerite koliko su osjetljivi podaci koji su procurjeli. Zatim se po savjetu šefa izvinite osobi kojoj je stigao mejl i ljubazno je zamolite da izbriše poruku.
Bizlife
