Većina preduzetnika rukovodi se sledećom filozofijom: “Ako želiš da nešto bude napravljeno, napravi to sam”. Ova mantra, zapravo je samo pola istine – Ako želiš napraviti nešto iz prvog pokušaja, najbrži način je da to napraviš sam.
Međutim, da li želite da se iz dana u dan posao odrađuje kvalitetno, a nemate mogućnosti da radite 10 stvari istovremeno, treba vam tuđa pomoć. Kako bi svi zadaci bili odrađeni na nivou, potrebno je podijeliti proceduralno znanje, smjernice za odlučivanje, i raspored iz vašeg uma prenijeti svojim zaposlenima.
Evo nekoliko konkretnih primjera:
1. Dokumentujte proces
Svaki zadatak u kompaniji slijedi određeni proces. Postoji najbolji način kako se javiti na telefon, kao i kako kvalitetno otpremiti proizvode. U većini malih kompanija, znanje o tome kako napraviti dobar posao leži u preduzetničkom umu. U situacijama kada zaposleni ne posjeduju određeno znanje oni će ili sami pretpostaviti šta bi se trebalo napraviti ili će vas konstantno obasipati pitanjima pa će vam duže trebati da na njih odgovorite nego što bi vam trebalo da posao sami napravite.
Kako biste riješili ovu dilemu, dokumentujte korak po korak procedure po kojima se obavljaju često izvođeni zadaci u vašoj kompaniji.
[widgets_on_pages id=”Baner”]
Možete napraviti spisak u kojem opisujete rješavanje zadatka korak po korak, sprječavajući time mogućnost da zaposleni zaborave određenu stepenicu.
Sledeći način vrlo je kreativan i vizuelan a sastoji se od toga da snimite video snimak obavljanja određenog zadatka, pritom objašnjavajući načine i metode rješavanja problema.
2. Dokumentujte smjernice za donošenje odluka
U većini malih kompanija, zaposleni će vas pitati “Šta želite da napravimo?”. Kao privatni preduzetnik, svaki dan donosite male ali i velike odluke. Kako biste proširili vaše poslovanje, a da se pritom ne poludite od količine posla, ne možete samo delegirati zadatke vašim pretpostavljenima. Morate delegirati i odluke. Kako biste od vaših saradnika iznudili donošenje kvalitetnih odluka, potrebno im je omogućiti implicitne smjernice koje vi lično upotrebljavate.
Svaki put kada vas neko upita “Šta želite da napravimo u ovoj situaciji?”, Vi nesjvesno, pomoću nekoliko kriterijuma donosite odluku.
Ukoliko ne želite da učestvujete u odlučivanju, stavite na papir kriterijume po kojima donosite pojedinačne odluke, i podijelite ih vašim zaposlenima.
Neki od uobičajenih kriterijuma svakako su: štiti li odluka poslovnu reputaciju, ide li odluka u prilog potrošaču ili klijentu, i košta li sprovođenje te odluke manje od 500 dolara?
Ako su odgovori na sva pitanja potvrdni, osoblje je u stanju da donese samostalnu odluku bez da dodatno opterećuje nadređenog. Ukoliko cijena odlučivanja prelazi hiljadu dolara, potrebne su konsultacije sa šefom.
U tim situacijama zaposleni donose odluke koje bi šefu oduzimale skoro 98 odsto njegovog vremena. Najbolje od svega je da je posao obavljen bez silnih sastanaka, telefonskih poziva, e-mailova i diskusija.
3. Napravite raspored
Kako biste osigurali da se ispravne odluke donose na pravi način u pravo vrijeme, potrebno je napraviti posjlednji korak – kreirati raspored. Kreirajte dnevni, nedjeljni, mjesečni i kvartalni spisak zadataka koje bi trebalo uraditi u vašoj kompaniji. Za teže zadatke, napravite priručnike u kojima ćete objasniti saradnicima kako odraditi posao na najbolji način.
Ukratko, slijedite ova tri jednostavna koraka i zadaci će bit iurađeni, odluke će se donijeti na vreme, a to će zahtijevati od vas minimalan angažman.
Izvor: b92
