Ukoliko želimo da imamo produktivan radni dan, potrebno je da ga isplaniramo. Najbolje je planirati prethodno veče, ili rano ujutru, svakako prije nego što stignemo u kancelariju. Važno je da razumijemo da je isplaniran dan manje više naša ideja kako bi se dan odvijao kada bi imali potpunu kontrolu nad svim što nam se događa, što naravno neće uvjek biti slučaj, ili čak u većem broju slučajeva neće biti slučaj.

Pa zašto bi onda to uopšte radili? Zato što ako ne isplaniramo stvari, skoro sigurno ćemo ući u reaktivnu zonu gdje čitamo e-mailove i odgovaramo na zahtjeve drugih ljudi po čitav dan.

U nastavku pogledajte kako možete isplanirati radni dan tako da ipak završite stvari koje su važne za vas:

1) Odredite 3 najvažnija zadatka za dan

Koncept 3 najvažnija zadatka sam preuzeo od blogera Michael Hyatt-a, koji ih naziva velika 3 (big 3). Ideja je da za svaki dan treba odrediti 3 najvažnija zadatka koja bi trebalo da uradimo bez obzira na to kako se dan odvija. Možda vam 3 zadatka može zvučati kao mali broj, ali razmislite o sljedećem. U godini imamo više od 200 radnih dana. Da li biste bili zadovoljni da tokom godine uradite više od 600 važnih zadataka? Ja znam da bih bio veoma zadovoljan. Naravno, ovo ne treba da budu bilo kakvi zadaci, već oni koji zaista doprinesu svemu onome što želite da ostvarite.

To mogu biti:

• Stvari koje su važne ali nisu hitne, kao što je kreiranje novog proizvoda ili nove procedure koja će učinit vas ili vaš tim produktivnijim
• Stvari koje su važne i hitne, kao što je priprema ponude za klijenta, priprema za važan sastanak ili kompletiranje tenderske dokumentacije

Ove zadatke određujem veče prije i smeštam ih u Asana-u, što je program za upravljanje zadacima koji korisitimo u Bobot-u. Ne bih želeo da ovde pričam o Asana-i, ali je važno napomenuti da kada unesem ove zadatka, svakom od njih dodelim oznaku @velika_3, tako da kada napravim pretragu po ovom kriterijumu u programu, mogu da vidim samo ova 3 zadatka a ne i ostale. Zbog čega je ovo važno? Pa zato što je mnogo veća vjerovatnoća da ću prvo uraditi ove zadatke ako samo njih vidim, u odnosu na situaciju da gledam u listu od 7 ili 10 zadataka koje treba da uradim tokom dana.

2) Unesite sastanke i ostale obaveze u kalendar

O tome šta treba unositi u kalendar sam već pisao na ovom blogu. Kada govorimo o planiranju, stvari koje unosimo u kalendar treba da nam omoguće da steknemo bolju sliku o tome kako će nam izgledati radni dan. Sastanci kojima treba da prisustvujemo ili obaveze koje moram da uradim tokom dana, direktno utiču na to kada ćemo moći da se bavimo zadacima koje smo prethodno odredili.
Zbog toga uvjek pokušavam da se sve stvari koje unosim u kalendar događaju iza 12 sati, kako bih tih prvih nekoliko sati iskoristio upravo za 3 najvažnija zadatka koje treba da unesem tokom dana. Za mene je ovo vrlo važan segment planiranja dana, jer ako vidim da imam neke obaveze u prvom dijelu dana, pokušaću da ustanem ranije, kako bih “ukrao” makar jedan sat rano ujutru, kada sam najproduktivniji da bi uradio nešto što je vezano za velika 3 zadatka.

3) Odredite ostale zadatke koje je potrebno uraditi

Naravno, postoje i druge zadaci koje treba obaviti tokom dana. Međutim, to ne moraju biti samo naši zadaci već i zadaci ljudi sa kojima sarađujemo, a koji su nam važni.

Zbog toga, nakon što završim prethodne korake, navedem zadatke koje očekujem od drugih da treba da urade, da bih mogao da ih ispratim. Ove zadatke takođe smještam u Asana-u i pored njih stavljam oznaku @čekam_od. Ovakva oznaka mi kasnije olakšava pretragu kada želim da vidim koje stvari treba drugi da završavaju i kako napreduju. Na kraju navedem zadatke koje želim da uradim, ako stignem, nakon što uradim velika 3 zadatka. Takođe ih unosim u Asana-u i stavljam oznaku @danas.

Predlog za akciju

Pokušajte da isplanirate sjutrašnji radni dan tako što ćete navesti 3 najvažnije stvari koje treba da uradite, sastanke kojima treba da prisustvujete kao i zadatke drugih ljudi koje očekujete da završite. Ovo možete uraditi na parčetu papira, u rokovniku ili u nekom od programa za upravljanje zadataka ako ih koristite. Onda sjutradan počnite radni dan radom na nekom od 3 najvažnija zadataka a ne provjeravanjem e-maila.