Email često dobija loše ocjene u raspravama o korporativnoj komunikaciji. Često se govori da je ‘dinosaur’ virtualne komunikacije.
Većini je zaposlenih email temeljan oblik poslovne komunikacije i koriste ga tokom i van radnog vremena. To ne znači da ne postoji način da unaprijedimo svoje korištenje emaila.
O tome govori studija koju je provela dr. Emma Russell s Kingston Universityja, koja je otkrila neke od najvećih promašaja u korištenju maila.
– U vrijeme kada je spajanje na internet bilo donekle ograničeno cijenom usluge, ljudi su mailove provjeravali u prosjeku jednom dnevno i odmah na njih odgovarali. Danas možete u svako doba dana i noći vidjeti sve mailove na smartphoneima. Mnogi od nas se jednostavno nisu tome prilagodili – objašnjava Russel.
To je dovelo do velikog broja problema, do naše potrebe da na mailove odgovaramo za vrijeme praznika ili iz kreveta. Sve je teže isključiti se iz poslovnog aspekta života.
– Neki od zaposlenih su toliko opsjednuti mailovima da tvrde kako ponekad čuju ‘fantomske alerte’, odnosno umišljaju da im telefon vibrira. Neki tvrde kako imaju potrebu držati smartphone u ruci kada nisu u kancelariji kako bi konstantno znali što se događa s mailovima – otkriva Russell.
Njena analiza načina korištenja mailova u korporacijama rezultirala je sa ‘sedam smrtnih grehova’ u komunikaciji mailovima:
1. Email ping-pong, što rezultira beskonačnim lancima mailova
2. Slanje mailova van radnog vremena
3. Slanje mailova u društvu
4. Potpuno ignorisanje mailova
5. Zahtijevanje potvrde da je mail pročitan
6. Instantno odgovaranje na svaki mail
7. Automatizovani odgovori
