Da li ste nekada organizovali sastanak na kojem većina ljudi nije želela da učestvuje? Ako jeste, onda znate da je vrlo izazovno upravljati ovakvim situacijama i motivisati ljude da aktivno učestvuju kako bi se dogovorili oko stvari koje su važne.
Mogu postojati mnogi razlozi zbog kojih ljudi ne žele da učestvuju, a neki od njih su:
- Ne interesuje ih tema sastanka
- Imaju važnije stvari koje treba da završe
- Ne veruju u stvari oko kojih treba da se dogovorite
Međutim, ukoliko želite da napredujete u karijeri, potrebno je da znate da se snađete u ovakvim situacijama i da motivišete ljude da doprinesu dogovoru koji želite da postignete. U nastavku pogledajte neke ideje kako to možete da uradite:
1) Zakažite sastanak što ranije ujutru
Ljudi najviše volje imaju rano ujutru, što je potvrđeno i istraživanjima. Zbog toga je dobro sastanak održati u prepodnevnim časovima, jer su tada veće šanse da budu prisutni i aktivni bez obzira što to inicijalne ne žele ili osećaju otpor prema tome. Ukoliko sastanak ostavite za kraj radnog vremena, verovatno će svi biti već umorni i pod uticajem svega što se izdešavalo tokom dana, što će samo pojačati njihov potencijalno negativan stav i smanjiti vaše šanse da organizujete produktivan sastanak.
2) Ograničite vreme trajanja sastanka
Svaki sastanak bi trebalo vremenski ograničiti, a ovo je posebno važne za one na kojima ljudi ne žele da učestvuju. Verovatno je 30-45 minuta sasvim dovoljno, a nekada i mnogo kraće. Vreme trajanja sastanka komunicirajte na samom početku, kako bi poslali poruku da neće dugo trajati i da ćete se sve dogovoriti u kratkom vremenskom periodu ako svi prisutni budu uključeni i ako budu dali svoj puni doprinos. S obzirom na to da ljudi ne žele da prisustvuju sastanku, na ovaj način šaljete poruku da sve neće trajati previše dugo što je njihov kratkoročni interes, a kroz to pokušavate da obezbedite njihovo aktivno učešće, što je vaš interes.
3) Komunicirajte koja je korist ljudi od učestvovanje na sastanku
Počnite sastanak time što ćete objasniti interes prisutnih vezano za stvari o kojima treba da se dogovorite. Ovo ponekad može biti izazovno, ali sve što treba da uradite jeste da pokušate da se stavite u njihovu poziciju i upitate sebe “Da sam ja njihovom mestu, koji bi bio moj interes da aktivno učestvujem na ovom sastanku?”. Na primer, ukoliko treba da se dogovorite o prekovremenom radu da bi se završio neki projekat a obezbedili ste dodatna novčana sredstva za plaćanje takvog rada, počnite sastanak time da je potreban prekovremeni rad da bi se završio projekat koji će biti dodatno plaćen.
4) Saslušajte prigovore i odgovorite na njih
Bez obzira na to što ćete komunicirati korist ljudi, verovatno će i dalje postojati otpor kod njih. Zbog toga je važno saslušati ih i odgovoriti na njihove prigovore. Da biste ovo mogli da uradite, potrebno je da se pripremite pre sastanka. Popišite sve stvari zbog kojih može postojati otpor i smislite vaš odgovor. Odštampajte ovaj papir i ponesite ga sa sobom na sastanak. Kada se pojavi neki prigovor koji niste predvideli, saslušajte osobu koja vam je uputila prigovor, pokušajte da je razumete do kraja i tek onda odgovorite, ukoliko možete .Ukoliko niste u mogućnosti, zapišite prigovor i bavite se njime posle sastanka.
Voditi bilo kakav sastanak je vrlo teško, a posebno onaj na kome ljudi ne žele da prisustvuju. Da biste imali veće šanse za uspeh morate se pripremiti i biti strpljivi tokom sastanka, a najvažnije je da preopoznate razloge zbog kojih ljudi osećaju otpor i pokušate da ih eliminišete.
Pitanje za vas: Da li vi imate neke ideje o tome kako organizovati sastanak kome ljudi ne žele da prisustvuju? Odgovore možete ostaviti ispod.
Autor: Željko Popović
