Organizacija službenog puta nije jednostavan proces, a samo na planiranje kompanije troše 20-30 eura po satu. Posle donošenje odluke o odlasku na službeni put, utvrđuju se zadaci koje bi zaposleni trebalo da ostvare na tom putu, izdaju se putni nalozi, utvrđuje akontacija, odlučuje o prevoznom sredstvu i rezerviše hotelski smještaj. Posle puta, zaposleni podnose izvještaj, kao i račune.
Mi vam dajemo još nekoliko saveta kako da poslovni put što bolje prođe.
Garderoba
Prije nego što krenete na poslovno putovanje, osim jasnih ciljeva i radnog elana, ponesite sa sobom odgovarajuću garderobu. Osim što je bitno da znate koliko ćete biti na putu, važno je i dobro isplanirati odjeću koju ćete ponijeti kako biste s najmanjim brojem komada mogli dobiti najveći broj kombinacija za različite prilike. Ipak, ne treba vam 10 pari cipela, ako ćete biti na sastancima po cijeo dan. Za svaki slučaj ponesite rezervnu odjeću, kako vam se ne bi dogodilo da u panici tražite hemijsko čišćenje ili prodavnicu košulja. Ako će put trajati 3 dana, razmislite da li vam je neophodan veliki kofer koji inače nosite sa sobom na godišnji odmor. Radije odaberite torbu u koju ćete staviti odjeću i kozmetiku.
Priprema
Pošto ste rezervisali karte i hotel, razmislite o transferu od aerodroma do konačne destinacije. Uporedite šta vam se više isplati – metro, taksi ili iznajmljivanje automobila. Prije nego što krenete na put provjerite ime i adresu hotela u kojem odsijedate, kako se zove “rent-a-car” agencija od koje unajmljujete automobil. Ne morate tačno znati kako doći do konačnog odredišta, ali ne bi bilo loše da u svom telefonu “skinete” oflajn mapu grada u koji dolazite.
Poslovni pokloni
Dobro se raspitajte kakva je poslovna kultura u zemlji u koju idete i na osnovu toga procijenite koji su pokloni adekvatni. Promotivni materijal sa logoom vaše firme uvjek može biti dobra opcija.
Redovne obaveze
Nemojte zanemariti redovne obaveze samo zato što ste na poslovnom putu. Redovno provjeravajte mejlove, vodite računa o rokovima drugih projekata na kojima radite i pripremite se za nadolazeće sastanke i poslove. Ako tokom dana zbog sastanaka ili putovanja ne stignete da provjerite stanje u kancelariji odvojite uveče malo vremena kako biste bili u toku. Tako ćete moći brže da reagujete ako ste bilo šta promijeni ili neplanirano iskrsne.
Posle poslovnog puta
Najčešće se posle poslovnog puta podnosi izvještaj poslodavcima i šefovima kako je bilo na sastancima i koji su dalji koraci. Osim toga, obavezno je da se mejlom zahvalite vašim domaćinima na sastanku, vremenu i gostoprimstvu. Mejl bi trebalo da sadrži najvažnije tačke sastanka, kao i dogovorene naredne korake.
