Kasni večernji časovi. Sjedite za računarom zadubljeni u izvještaje, evidencije i mejlove koji još čekaju vaš odgovor. Presabirate sve što ste danas uspjeli privesti kraju, i onda shvatate da vam nešto posebno „bode oči“.
To su, naravno, sve one stvari koje ste planirali da odradite, ali iz raznoraznih razloga jednostavno niste stigli. Da li zbog neplaniranih obaveza, ili aktivnosti koje su vam oduzele više vremena od planiranog – tek, vaša revizija današnjeg dana ponovo se svodi na „Zašto dan ne traje makar 50 sati?!“.
Ukoliko ste još uvjek u kategoriji mladih preduzetnika (pod „mladih“ ovdje mislimo na preduzetnički staž u začetku), onda vam je pomenuti scenario više nego poznat. Šta sam sve danas odradio – a šta me sve tek čeka je začarani krug u koji upadate gotovo od samog početka. Zato je pravilna organizacija vremena i odgovarajuća raspodjela dužnosti jedna od najvažnijih vještina koje ćete savladati.
Ono što većina ispusti iz vida jeste da obrati pažnju i na tzv. kradljivce vremena. To su sve one radnje i navike za koje i niste svjesni da vam uzimaju veliku količinu energije. Na primjer, sigurno ste se uhvatili kako često tokom dana bez preke potrebe provjeravate svoj e-mail ili naloge na društvenim mrežama. A ukoliko se pak, politika vašeg preduzeća zasniva na kontaktima sa saradnicima i klijentima „uživo“, onda je izvjesno da se tokom nedjelje zateknete bar na jednom od sastanaka na kome vaše prisustvo i nije toliko nužno.
Razumije se, redovni sastanci su svakako preduslov dobre komunikacione politike u bilo kom preduzeću. Međutim, problem nastaje ukoliko se oni, umjesto rješavanja suštinski važnih pitanja, vremenom svedu na puko zadovoljenje forme. I kao što je učestalo provjeravanje e-mailova praktično idealan način da sebi odvučete pažnju sa važnih zadataka, tako vam i „nepotrebni“ sastanci mogu pojesti popriličnu količinu dragocenog vremena.
Rješenje je u tome da, ako možete, redovno planirate raspored važnih sastanaka, kao i da unaprijed znate kojim pitanjima ćete se na njima baviti. Takođe, izdvojte, recimo, 15 minuta na početku ili kraju radnog vremena za odgovaranje na e-poštu, a ukoliko vaša zaduženja podrazumijevaju i vođenje naloga na društvenim mrežama, precizirajte koliko ćete tačno vremena posvetiti online komunikaciji.
S druge strane, za neke od kradljivaca vašeg vremena možda nikada ne biste ni pomislili da se nalaze na listi „osumnjičenih“. Tako će biti i sve dok ne primijetite njihove posljedice po vašu produktivnost i radne navike.
Na primjer, izvjestan broj preduzetnika će, usljed fleksibilnog radnog vremena ili nepredviđeh angažovanja, izbjegavati da unaprijed isplaniraju svoj dan. Određena količina improvizacije, doduše, u preduzetništvu se uvjek podrazumijeva, ali ukoliko nemate makar okvirni raspored dnevnih aktivnosti, teško ćete se u potpunosti posvetiti trenutnim prioritetima.
Prema tome, potrudite se da izbjegnete zamku (pretjerane) improvizacije. Samo 15 minuta koje posvetite planiranju najvažnijih obaveza, zasigurno će vam uštedjeti vrijeme koje gubite pri grozničavom „skakanju“ s jedne obaveze na drugu.
Isto se odnosi i na zadatke koje možete delegirati svojim saradnicima i zaposlenima. Za očekivati je da ćete na početku preduzetničke karijere svaku novu ideju ili projekat željeti da u potpunosti odradite samostalno. Međutim, sa povećanjem vaših svakodnevnih zaduženja, shvatićete da je delegiranje ipak najbolji – a često i jedini – način da rasteretite svoj raspored i posvetite se dužnostima koje zaista niko osim vas ne može obaviti.
A takvih okolnosti svakako će biti napretek, pogotovo ukoliko one u nekom trenutku budu zahtijevale i promjenu vaših inicijalnih planova ili prilagođavanje organizacije poslovanja vašim trenutnim i budućim ciljevima. Činjenica je da ćete većinu stvari biti prinuđeni da rješavate u hodu, što će vam u početku zaista oduzimati mnogo vremena – i to dok su kapaciteti kojima raspolažete (recimo, visina budžeta ili mogućnost angažovanja većeg broja (sa)radnika) još uvjek poprilično ograničeni.
Sve vas to dovodi u situaciju u kojoj neminovno funkcionišete na više različitih strana. To će se, posljedično, najpre odraziti na vašu produktivnost i rezultate koje želite da postignete, i stoga je korisno da od samog starta utvrdite u kojim segmentima poslovanja – i zbog čega – najčešće nailazite na izazove. Dakle, „evidentirajte“ i adresirajte potencijalne probleme istog trenutka kada se oni pojave, a zatim preduzmite odgovarajuće mjere kako bi ublažili njihove eventualne (neželjene) posljedice.
Sa tim u vezi, postoji još jedna stvar koja bi se, iako suštinski poželjna, vremenom mogla pokazati kao (donekle) problematična. Naime, rješavanje postojećih izazova i razmatranje prilika za unapređenje poslovanja neretko zahtijeva i sposobnost „outside the box“ načina razmišljanja. Na kraju krajeva, to je jedan od razloga zašto ste i započeli svoj poslovni poduhvat – imali ste dobru ideju i našli ste način kako da je sprovedete u djelo.
Međutim, kreativan pristup izazovima ponekad bi se i sam mogao pretvoriti u izazov – na primjer, onda kada vas saleti bujica novih ideja, ili uočite mnoštvo primamljivih mogućnosti koje biste istog trenutka željeli da primijenite u praksi. Ipak, velika je vjerovatnoća da će većina njih samo u teoriji zvučati fantastično. Upravo je zato važno prepoznati one mogućnosti i prilike kojima zaista vrijedi posvetiti vrijeme i pažnju, odnosno uočiti njihov potencijal u vidu konkretnih dobiti koje bi mogle donijeti.
Prema tome, koliko god vam neka nova ideja djelovala primamljivo, uvjek razmislite o tome da li se (i kako) ona uklapa u vašu inicijalnu viziju. U suprotnom, svaki pokušaj da svom radnom danu dodate još koji „ekstra sat“ neminovno pada u vodu, a vi ćete se – gle čuda – ponovo zapitati na šta ste to izgubili silno dragocjeno vrijeme.
Marta Levai, MojaFirma
