U nekom trenutku svog života vjerovatno ste učili o upravljanju vremenom. Možda ste pohađali kurs, pročitali knjigu ili pokušali da isplanirate i odredite prioritete u svom danu pomoću organizatora, ali ipak niste uspijeli sve da obavite na vrijeme.
Zašto izgleda da u današnjem svijetu naprednih alata stvorenih za ubrzavanje naših zadataka uvijek zaostajemo? Zašto se sa svim tehnologijama stvorenim za pojednostavljivanje života suočavamo s tolikim beskrajnim stresom? Čak i s više slobode, ne možemo naći vremena za druženje s ljudima onoliko koliko bismo željeli, iako smo dovoljno vremena posvetili društvenim mrežama? Razlog je jednostavan: većina savjeta za upravljanje vremenom koje su nas ikad učili je pogrešna.
Upravljanje vremenom ne postoji. Htjeli vi to ili ne, vrijeme i dalje prolazi. Svima je isto. Možda vas ne bi iznenadilo, ali ono što treba naučiti je upravljati sobom. Kako kaže Paretovo pravilo, 80 posto rezultata stvara se s 20 posto akcije. Jedina kvaka ovdje je odabir pravih akcija! Onda možemo da krenemo u detalje upravljanja sobom i kako nam savjeti za upravljanje vremenom mogu pomoći da bolje organizujemo svoj život.
1. Provjerite sve svoje aktivnosti za nekoliko sedmica i napravite raspored
Umjesto da sami sebi napravite raspored od početka, pokušajte da analizirate svoje svakodnevne aktivnosti kako biste shvatili koliko vremena se troši na stvaranje rezultata i koliko se vremena gubi na neproduktivne radnje. Te aktivnosti mogu uključivati razmišljanje, razgovore, zadatke, događaje i druge poslove s kojima se redovno srećete.
Kada steknete okvirnu ideju o tome kako ste do danas vodili svoj raspored, pokušajte da pronađete načine da ga poboljšate. Stvaranje učinkovitog rasporeda nije lak zadatak. Ako je razumijevanje kako u potpunosti iskoristiti svoje vrijeme za vas sofisticirana stvar, ne bi bilo loše obratiti se profesionalnom savjetniku. Ako smatrate da nećete lako pronaći dobrog savjetnika u blizini, za pomoć se možete obratiti i nekom portalu za tu namjenu.
2. Dodijelite rokove svojim ciljevima
Postavljanje ciljeva presudno je za postizanje bilo čega u životu. Međutim, ono što je još važnije je razbijanje vaših dugoročnih ambicija na kratkoročne zadatke i njihovo raspoređivanje u skladu s tim. Bilo kojem događaju koji je dio vašeg ciljanog cilja mora biti određeno vrijeme. Stvaranje rokova za zadatke visokog prioriteta, čak i ako nisu najhitniji, bio bi korak u pravom smjeru.
3. Dajte prioritet svojim zadacima
Prije nego što odlučite kako da organizujete svoje zadatke, morate analizirati raspored i zapitati se koji su najvažniji. Jednom kada znate na što ciljate, možete nastaviti s izradom liste zadataka poređanih u opadajućem redosljedu prioriteta i hitnosti. Počnite raditi na zadacima za koje smatrate da su najbitniji ili najhitniji.
Još jedan učinkovit i popularan način davanja prioriteta je dijeljenje u sljedeća četiri kvadranta (kategorije), poznata i kao Eisenhowerova matrica odlučivanja:
- Važno i hitno (rokovi, problemi)
- Važno, ali ne i hitno (odnosi, upravljanje, organizacija, zdravlje)
- Nije važno, ali hitno (prekidi, okupljanja, sastanci, povremene aktivnosti)
- Nije važno i nije hitno (Slobodno vrijeme, ometanje, gubljenje vremena)
Što je kategorija viša – to je prioritet veći.
4. Ne pokušavajte ništa učiniti na silu
Cilj je obaviti više posla za manje vremena. Jedan od načina da učinimo naša 24 sata dana produktivnijim je tako što žemo postati učinkovitiji u onome što radimo. Međutim, bzo ćete shvatiti da svako ima ograničenja. Možda će vam se ponekad dogoditi da sve završite sami, ali bitan je i pronalazak nekoga ko će obaviti posao umjesto vas za nešto vrijedno (u većini slučajeva to je novac). Poznavanje vlastitih ambicija, stvaranje plana i dopuštanje pravim ljudima da preuzmu vođstvo umjesto vas mogu pomoći da maksimalno povećate produktivnost. U početku će vam trebati malo vremena i truda da pronađete ljude kojima možete vjerovati, ali ćete ubrzo shvatiti koliko je vaša investicija važna.
Zapamtite, ne trebate sve raditi (sam) – samo trebate sve završiti!
5. Izbjegavajte multitasking i fokusirajte se na zadatke jedan po jedan
Uprkos popularnom vjerovanju, istovremeno bavljenje brojnim poslovima može biti kontraproduktivno. Multitaskig može smanjiti kvalitet vašeg posla zbog čega ćete propustiti važne detalje i usporiti vas zbog stalnog ometanja istovremenih zadataka. Takođe, to može uništiti vašu kreativnost jer uključuje korištenje vaše privremene memorije. Umjesto da se prebacujete s jedne stvari na drugu, pametnije bi bilo izvršiti zadatak s nepodijeljenom pažnjom prije nego što prijeđete na sljedeći.
6. Eliminišite smetnje i izbjegavajte odugovlačenje
Vjerojatno je svima očigledno da treba da blokirate svaku distrakciju koja bi mogla omesti vaš svakodnevni napredak. Međutim, to je lakše reći nego učiniti. Možda ćete ponekad morati sebe da prisilite na ispravnu stvar. Sklonite telefon ako vam nije potreban u poslu. Klonite se društvenih mreža. Stvorite minimalistički radni prostor samo sa najneophodnijim stvarima oko sebe.
Ometanja ne moraju uvijek da bidu fizička ili materijalna. Iako ste možda fizički prisutni i izgledate pažljivi pri izvršavanju svojih zadataka, možda postoje problemi poput panike, tjeskobe; stres uzrokovan raznim razlozima, poput straha od propuštanja roka, koji vam može smanjiti koncentraciju i natjerati vas na odugovlačenje.
7. Osigurajte 15-30 minuta svako ujutro za planiranje dana
Buđenje bez ideje o tome kada i kako bi trebalo da završavate svoje zadatke može stvoriti zabune i spriječiti važne stvari. Još gore, u vašem umu bi mogla da nastane zabluda da možete preuzeti više odgovornosti nego što ste sposobni. U svakom slučaju, tako ne bi trebalo obavljati svakodnevne dužnosti.
Omogućite 15 do 30 minuta svakog jutra da rasporedite svoje zadatke za dan pred vama i dopustite još 5 minuta noću da brzo pogledate dnevni raspored vašeg sljedećeg dana. Štoviše, ne bi bila loša ideja da svake nedjelje uveče ukratko planirati sedmicu.
8. Pravite pauze, jedite u pravo vrijeme i ostanite zdravi
Nema ništa važnije od održavanja kondicije i zdravlja. Bez obzira koliko bi vaš dan mogao da bude naporan, da biste bili produktivniji, morate praviti redovne pauze i jesti obroke u pravo vrijeme. Za odmor vašeg mozga dovoljno je samo 10 do 15 minuta pauze. Ove minute možete koristiti za slušanje muzike, gledanje video klipova, čitanje zanimljivog članka ili bavljenje nekom blažom vježbom. Neki odlaze u krevet dok im se brige vrte po glavi i teško zasptu. Ako ste jedan od takvih, pokušajte prije odlaska u krevet da meditirate nekoliko minuta ili raditi nešto u čemu uživate.
9. Uračunajte vrijeme za neplanirane prekide u radu
Jeste li ikada primijetili da vaš raspored uglavnom zaostaje za onim što ste prvobitno planirali? Koliko god se trudili, bez obzira koliko ste sigurni u činjenicu da ste završili na vrijeme, češće ćete se možda naći u zaostatku. To je zato što u rasporedu niste uzimali u obzir neplanirane prekide s kojima biste se mogli suočiti tokom dana.
Razmislite o tome da u svoj raspored dodate oko 20 do 25 posto dodatnog vremena kako biste uzeli u obzir ovakve prekide.
10. Nagradite sebe
Nagrađivanje sebe nakon svakog postignutog cilja može vam se činiti naivnim i nepotrebnim, ali zar se niste u školi osjećali sjajno kada primite poklon za dobre ocjene? Nagrade u bilo kojoj dobi mogu vas držati nadahnutim i motivisanim da nastavite pravim putem. Oni mogu da variraju od nečega poput komada torte do kratkog odmora.
Takođe, dajte sebi malo vremena za druženje s drugim ljudima. Pokušajte da razgovarate s ljudima koji vas nadahnjuju ili s nekim kome se divite.
I posljednje, ali ne najmanje važno – pokušajte da zadržate pozitivan i realan način razmišljanja. Možda se približavate katastrofi ili vam nedostaje vremena za izvršavanje nekih važnih zadataka. Vjerovali ili ne, čak i u ovakvoj situaciji, ostavljajući neko vrijeme da uradite nešto što volite prije nego nastavite sa svojim ključnim zadatkom, možda će vas promijeniti.
Zapamtite da je život putovanje, a ne odredište. Vozite se kao na toboganu – živite i uživajte!
