U neka ne tako davna vremena, rukovodioci biznisa i osobe na višim pozicijama gotovo po pravilu su imali svoje asistente. Ugovaranje sastanaka, pisanje izvještaja, ili pak slanje dopisa dobavljačima i komunikacija sa ostalim sektorima kompanije – svi ti pomalo rutinski poslovi bili su povjereni njima. Bez asistenta kao desne ruke nadređenog, teško bi ma koji biznis funkcionisao kao pod konac.

Malo se toga danas promijenilo, sem činjenice da se dio tih poslova preselio online. Internet poslovanje već je odavno dio svijeta biznisa, pa je čak i tzv. tradicionalni biznis nezamisliv bez prisustva kompanija na webu. A ukoliko planirate da održite korak s trendovima, moraćete prigrliti i neke nove mogućnosti: od digitalnog marketinga, kreiranja korporativnih blogova, vođenja online seminara, sve do marketinga na društvenim mrežama.

I naravno da sve to nećete uvjek moći sami. Jer sada vas, pored „tradicionalnih“ zadataka čekaju i oni virtuelni. Zamislite kada biste lično morali da kreirate i šaljete newslettere, odgovarate na komentare čitalaca bloga ili vodite računa o svakoj pojedinačnoj online porudžbini vašeg proizvoda – i sve to uz konstantnu brigu o timu koji vodite, pregovaranje sa poslovnim partnerima ili klijentima i, jednom rečju, upravljanje svakim pojedinačnim segmentom poslovanja?

Eto i legitimnog razloga da razmotrite opciju delegiranja nekih od obaveza svom virtuelnim asistentu.

Izvjestan broj preduzetnika, međutim, oklevaće da to učini iz raznoraznih razloga: od sumnje u kompetencije te osobe, do činjenice da preduzetnici još uvjek nisu sigurni šta bi tačno podrazumijevao posao virtuelnog asistenta. S te strane, odluka nije nimalo laka. To bi, prije svega, morala biti osoba koja poznaje vašu oblast poslovanja i zna šta vi tačno od nje očekujete. Ukoliko, na primjer, angažujete nekoga da vodi vaš blog, moraćete ga upoznati sa temama koje pokrivate, a potom procijenite i kako (i da li) bi se vaš asistent snašao sa konkretnim zadatkom.

Situacija se dodatno komplikuje ukoliko do sada niste imali prilike da na taj način sarađujete sa nekim, jer to za sobom povlači i izazove menadžmenta, odnosno upravljanja timom (ili pojedincem) koga ste angažovali. I vi i druga strana morate proći kroz proces prilagođavanja i savladavanja nekih novih vještina. Obučavanje ili mentorstvo (makar ono bilo neformalno), odnosno profesionalno usmjeravanje vašeg asistenta zahtijevaće vrijeme i dobre veštine komunikacije; no, na tako nešto svakako morate računati ako težite kvalitetnoj saradnji.

Zato je, pre svega, važno da znate koje sve obaveze možete povjeriti svom virtuelnom asistentu. Među nekima od najčešćih su:

• Svakodnevni, tzv. “rutinski” zadaci – tačnije, svi poslovi koji vas čekaju na dnevnom, nedjeljnom ili mjesečnom nivou. Oni možda ne zahtijevaju posebne stručne kompetencije, ali vam svakako oduzimaju vrijeme i energiju. Dizajniranje vizuala za vašu stranicu ili blog, montiranje video-materijala, kreiranje prezentacija, sastavljanje newslettera, ponuda, e-book-ova i pisanje prodajnih stranica, a zatim i postavljanje sadržaja na web ili pak jednostavna pretraga ili unošenje podataka – sve su ovo zadaci koje možete delegirati virtuelnim asistentima. To su poslovi koji najprije zahtijevaju rutinu i svakodnevno ponavljanje identičnih procesa. Uz malo strpljenja i dodatnih smjernica, i vaš asistent bi trebalo da ih savlada bez većih problema, a vama bi, za promjenu, ostalo više vremena za one (zahtjevnije) aspekte vođenja samostalnog biznisa.

• SEO i upravljanje nalozima na društvenim mrežama. Nije iznenađujuće da gotovo sve veće kompanije imaju posebne timove zadužene za vođenje Twitter, Facebook, Snapchat ili Instagram naloga. Na njima je da svakodnevno kreiraju objave ili prodajne tekstove, odgovaraju na sugestije i komentare pratilaca i pružaju im validne informacije u vezi svega što bi ih moglo zanimati. To su timovi koji vode računa i o optimizaciji sadržaja za internet pretraživače, što je takođe nezaobilazna stavka u kontekstu online promocije kompanije ili brenda. Kontinuitet i praćenje trendova u vašoj oblasti poslovanja (kao i u oblasti digitalnog marketinga ili oglašavanja na društvenim mrežama) podrazumijevaće se ukoliko očekujete konkretne rezultate. U tom smislu, poželjno je da vaši virtuelni asistenti već imaju određena znanja ili iskustva vezana za zadatke koje ćete im povjeriti.

• Kreiranje blogova, vlogova i internet podkasta još jedan je od načina online promocije biznisa. Time dobijate mogućnost direktnog obraćanja klijentima i kupcima, ali i njihovog aktivnog ukljkučivanja u vašu promotivnu kampanju. Ukoliko je to u skladu sa vašim biznis konceptom, kreiranje blogova, vlogova i online podkasta je svakako ideja o kojoj vrijedi razmisliti – pogotovo jer je riječ o nekim od aktuelnih trendova u sferi digitalnog poslovanja.

Sada kada znate šta od obaveza možete poveriti virtuelnom asistentu, vrijeme je da definišete i plan njegovog angažmana.

Za početak, uzmite vremenski period od, recimo, mjesec dana i pratite koliko vam je vremena potrebno za završetak svih pojedinačnih zadataka sa ove liste. Krenite pri tome od onih najzahtjevnijih, odnosno najobimnijih. Koncipirajte zatim i detaljan opis zaduženja, ne izostavljajući pri tome vještine ili iskustvo koje od svog virtuelnog asistenta očekujete. A nakon što pronađete osobu koja bi se uklopila u vaše kriterijume, pobrinite se da joj pružite odgovarajuće uslove za rad, konkretne i jasne smjernice ali i dovoljno vremena da se prilagodi organizaciji i svakodnevnom tempu rada.

Možda će vam se učiniti da sve ovo zahtijeva previše vašeg dragocjenog vremena. Ipak, imajte na umu da svaki vid unaprjeđenja poslovanja zahteva konkretan i jasan plan – a to se, naposljetku, odnosi i na angažovanje virtuelnog asistenta. Uz sve izazove savremenog poslovanja, ovo je odličan način da rasteretite svoj već krcat raspored poslovnih aktivnosti, a da pritom nastavite sa razvijanjem svog biznisa bez da sav teret svakodnevnih obaveza pada isključivo na vas.

Marta Levai, MojaFirma